Inbox Zero

Caso de uso: o Inbox Zero é um recurso novo do Zapme, lançado recentemente e em melhoria constante, para equipes que dividem o mesmo número de WhatsApp e precisam separar melhor o que cada atendente ou setor deve visualizar. Ele permite deixar a lista de contatos filtrada apenas por etiquetas dos atendentes ou setores, evitando que pessoas que compartilham o mesmo WhatsApp vejam conversas que não pertencem ao seu atendimento.

Como usar: organize os contatos com etiquetas do WhatsApp Business, como nome do atendente, setor comercial, suporte, financeiro ou qualquer divisão usada pela equipe. Depois, no Inbox Zero, escolha quais etiquetas devem aparecer para aquele atendente, setor ou máquina. Assim, a pessoa trabalha com uma lista mais limpa e focada apenas nos contatos que fazem sentido para a sua rotina.

Gestão por máquina: o responsável pela empresa ou pelo número de WhatsApp pode gerenciar os filtros e restringir o que cada máquina visualiza. Dessa forma, cada computador pode enxergar apenas os contatos permitidos para aquele atendente ou setor, mantendo as conversas mais organizadas e reduzindo o acesso a atendimentos que não pertencem àquela operação.

Fluxo Inbox Zero: além do filtro por etiquetas, o módulo funciona de forma parecida com a caixa de entrada de um e-mail. Conforme os contatos pendentes são respondidos, eles saem da lista, ajudando a equipe a enxergar o que ainda precisa de atenção e a buscar uma caixa de entrada zerada. Por isso o nome Inbox Zero.

Controle de Atendimento

Caso de uso: em equipes com muitos atendentes, é comum duas pessoas abrirem a mesma conversa e responderem ao cliente ao mesmo tempo. Também acontece o contrário: todos acham que alguém já está cuidando, mas ninguém assumiu. O Controle de Atendimento reduz esse ruído mostrando quem está responsável por cada cliente e evitando respostas duplicadas.

Como usar: ao abrir uma conversa, o atendente inicia o atendimento e passa a ficar marcado como responsável. Se outro membro da equipe acessar o mesmo cliente, ele visualiza que aquela conversa já está em andamento. Também é possível configurar mensagens padrão para serem enviadas ao iniciar ou finalizar um atendimento, por exemplo uma saudação inicial ou um encerramento com agradecimento. Quando o caso terminar, finalize o atendimento para liberar a conversa, ou defina um tempo para que o atendimento seja finalizado sozinho após um período de inatividade.

Frases Rápidas

Caso de uso: todo atendimento tem respostas que se repetem dezenas de vezes no dia: horário de funcionamento, link de pagamento, chave PIX, prazo de entrega, confirmação de endereço, política de troca ou saudação inicial. Digitar tudo manualmente consome tempo e aumenta o risco de erro, especialmente quando a informação precisa sair igual para todos os clientes. Frases Rápidas transforma essas respostas curtas em atalhos prontos para usar.

Como usar: crie uma frase com um título fácil de reconhecer, como "Pix", "Entrega" ou "Boas-vindas", e escreva o texto que será inserido na conversa. Durante o atendimento, abra a barra de frases, escolha o item adequado e revise antes de enviar. Você também pode usar comandos para personalizar a mensagem com o nome do contato ou uma saudação automática.

Se a empresa já usa respostas rápidas do WhatsApp Business, marque a opção Exibir frases do WhatsApp Business para visualizar essas frases junto com as frases do Zapme. Nas configurações, também é possível escolher se a frase deve ser editada antes do envio, fixar a barra de frases na tela para acesso constante e organizar a exibição em colunas quando houver muitas respostas cadastradas.

Mensagens Prontas

Caso de uso: algumas respostas precisam ser mais completas e estruturadas, como um orçamento, uma proposta comercial, uma cobrança amigável, uma confirmação de pedido ou um follow-up após alguns dias sem retorno. Recriar esse tipo de texto toda vez deixa o atendimento lento e inconsistente. Mensagens Prontas mantém esses textos organizados para a equipe usar com padrão.

Como usar: cadastre a mensagem com título, corpo e variáveis como nome do contato, data, hora ou primeira palavra do nome. Na conversa, escolha a mensagem desejada e decida se quer copiar, preparar no campo de texto, enviar diretamente ou agendar para outro horário. Antes de disparar, revise o conteúdo para ajustar detalhes específicos daquele cliente.

Etiquetas para Nomes

Caso de uso: quando a lista de conversas cresce, fica difícil lembrar quem é lead novo, cliente ativo, cobrança pendente, suporte urgente ou negociação quente. Sem marcação visual, a equipe depende da memória e perde prioridades no meio das mensagens.

Como usar: a recomendação atual é usar a integração disponível chamada Ver Business, que aproveita as etiquetas do WhatsApp Business e deixa a organização mais alinhada ao próprio WhatsApp. Use essa integração para visualizar os contatos por etiqueta, identificar rapidamente o contexto de cada conversa e manter a equipe trabalhando com uma estrutura mais consistente.

Agendar Alertas

Caso de uso: muitos combinados nascem dentro do WhatsApp: retornar às 15h, cobrar um pagamento amanhã, confirmar disponibilidade na sexta ou lembrar o cliente de enviar um documento. Sem lembrete, essas tarefas ficam espalhadas na conversa e acabam esquecidas. Agendar Alertas coloca esses compromissos dentro da rotina do atendimento.

Como usar: crie um alerta com uma descrição objetiva, como "retornar orçamento da Maria" ou "confirmar pagamento do pedido 128". Defina a hora e, quando necessário, informe uma data específica. Se deixar sem data, o lembrete pode ser usado como alerta recorrente diário. Quando o horário chegar, o Zapme ajuda a trazer aquela tarefa de volta para a atenção da equipe.

Robô de Respostas

Caso de uso: quando chegam muitas mensagens com as mesmas perguntas, como preço, cardápio, endereço, prazo, catálogo ou horário, a equipe perde tempo respondendo manualmente antes mesmo de entender o caso. Em horários de pico ou fora do expediente, isso pode atrasar o primeiro contato. O Robô de Respostas automatiza respostas simples sem exigir um sistema complexo.

Como usar: cadastre palavras-chave que o cliente costuma enviar e vincule cada uma a uma resposta. Configure se a palavra pode aparecer no meio da frase, se letras maiúsculas devem ser ignoradas e se a resposta deve acontecer apenas na primeira mensagem do dia. Também defina contatos ou grupos ignorados para evitar disparos em conversas internas ou casos sensíveis.

Transferir Conversa

Caso de uso: transferências feitas apenas por mensagem solta acabam se perdendo: o atendente novo pode não saber quem transferiu, qual cliente precisa assumir, em que momento isso aconteceu ou qual ticket está relacionado ao atendimento. Isso é ainda mais delicado quando a equipe precisa manter registro interno das passagens de responsabilidade. O módulo cria um fluxo mais organizado para transferir conversas e manter esses dados centralizados.

Como usar: com o cliente selecionado no WhatsApp Web, o atendente abre o módulo e escolhe para qual atendente a conversa será transferida. O Zapme envia automaticamente as informações principais em um grupo privado da equipe, incluindo nome do cliente, número, ticket e momento da transferência. Esse grupo funciona como uma central de logs, mantendo o histórico das transferências em um só lugar para consulta posterior.

Se o atendente que vai receber a conversa estiver com a opção Receber alerta de transferência marcada no módulo de Nome Personalizado, ele também recebe um popup na tela avisando sobre a nova transferência. Assim, além do registro no grupo privado, a pessoa responsável é notificada no momento certo. Para dar sequência ao atendimento, basta clicar no número do contato que aparece nas informações enviadas e abrir a conversa correspondente.

Plano de Fundo

Caso de uso: para quem passa muitas horas no WhatsApp Web, pequenos ajustes visuais ajudam a deixar o ambiente mais confortável e reconhecível. Empresas também podem usar um fundo mais neutro ou alinhado à identidade visual para padronizar estações de atendimento. O Plano de Fundo permite personalizar a área da conversa sem alterar o funcionamento do WhatsApp.

Como usar: abra o módulo, escolha uma imagem adequada e aplique como fundo da área de conversa. Prefira imagens leves e com pouco contraste para não atrapalhar a leitura das mensagens. Se a equipe quiser voltar ao padrão, basta remover o fundo pelo próprio módulo.

Modo Privado

Caso de uso: em escritório aberto, reunião online ou compartilhamento de tela, a lista do WhatsApp pode expor nomes de clientes, números, grupos e trechos de mensagens. Isso é desconfortável para quem atende e arriscado para dados sensíveis. O Modo Privado reduz a exposição visual quando outras pessoas podem ver sua tela.

Como usar: ative o módulo antes de compartilhar a tela ou quando estiver em um ambiente com pessoas por perto. A lista de conversas fica desfocada, dificultando a leitura de nomes e prévias. Quando precisar localizar um contato ou trabalhar normalmente, desative o modo temporariamente e ative de novo quando terminar.

Nova Conversa

Caso de uso: muitas conversas são pontuais: responder um orçamento, chamar um fornecedor, confirmar entrega ou falar com alguém que talvez nunca mais precise ficar salvo na agenda. Salvar todos esses contatos deixa a agenda bagunçada. Nova Conversa abre um chat diretamente pelo número.

Como usar: digite o telefone no padrão pedido pelo Zapme, seguindo a estrutura de país, DDD e número, por exemplo: 55 11 99999-9999. Evite informar apenas o número local, porque o WhatsApp precisa identificar corretamente o país e a região antes de abrir a conversa. Depois de preencher o telefone no formato solicitado, o Zapme prepara o contato no WhatsApp Web para você iniciar a mensagem sem salvar o número na agenda.

Inteligência Artificial

Caso de uso: a Inteligência Artificial ajuda a tornar o atendimento mais rápido, claro e consistente. Ela apoia o atendente na criação de respostas, melhoria de textos e entendimento do contexto da conversa, reduzindo tempo de digitação e ajudando a manter um padrão melhor de comunicação com os clientes.

Google Agenda

Caso de uso: reuniões, retornos, instalações, consultas e visitas são combinados no WhatsApp o tempo todo. Se o compromisso não vai para a agenda, ele depende da memória do atendente ou fica perdido no histórico da conversa. Google Agenda transforma o combinado em evento organizado.

Como usar: abra o módulo enquanto estiver na conversa do contato, preencha título, data, hora e observações importantes. O Zapme aproveita informações do contato e prepara o evento com número e contexto. Depois, envie para o Google Agenda e confira se os detalhes estão corretos antes de salvar.

Contato em Destaque

Caso de uso: alguns contatos não podem sumir na lista: cliente VIP, negociação quase fechada, pedido urgente, fornecedor crítico ou atendimento que precisa de retorno no mesmo dia. Quando novas mensagens chegam, esses contatos descem e são facilmente esquecidos. Contato em Destaque mantém prioridades em uma área visível.

Como usar: com a conversa importante aberta, adicione o contato aos destaques. Ele passa a aparecer em uma lista de acesso rápido, permitindo voltar ao atendimento com um clique. Quando o assunto for resolvido, remova o contato para manter a área limpa e realmente focada nas prioridades atuais.

Zapme PC

Caso de uso: o Zapme PC é indicado para equipes que usam o WhatsApp instalado no Windows, e não apenas o WhatsApp Web pelo navegador. Ele é uma solução focada no recurso de Nome Personalizado, ajudando empresas que precisam identificar qual atendente respondeu pelo mesmo computador.

Como usar: acesse a página do Zapme PC para usar a versão voltada ao WhatsApp instalado no Windows. Nessa solução, o foco é cadastrar e alternar nomes personalizados de atendentes no mesmo PC, permitindo que mais pessoas usem a mesma máquina mantendo a identificação de quem está respondendo ao cliente. Link do Zapme PC: zapme.app/pc/

Zapme PRO

Caso de uso: o Zapme pode ser usado gratuitamente para começar, testar os módulos e entender quais recursos fazem sentido na rotina do atendimento. Nessa versão gratuita, alguns módulos podem ter limites de uso e a experiência pode exibir anúncios, justamente para permitir que a ferramenta continue disponível sem compromisso inicial.

Como usar: quando a equipe passa a depender dos módulos no dia a dia, o Zapme PRO libera o uso sem esses limites, remove anúncios e deixa o ambiente mais limpo para atendimento profissional. Com o PRO, recursos como Nome Personalizado, Frases Rápidas, Mensagens Prontas, alertas e outros módulos ficam disponíveis com mais liberdade para quem usa o WhatsApp Web com frequência.

Quer usar os módulos sem limites? Conheça o Zapme PRO e veja a opção indicada para equipes que precisam de uso contínuo: zapme.app/#pro